Tietosuojalauseke

GT Musiikkiluvat Oy on Gramexin ja Teoston yhteisyritys, joka vastaa näiden tekijänoikeusjärjestöjen taustamusiikkilupien myynnistä, markkinoinnista, laskutuksesta ja asiakaspalvelusta.

GT Musiikkiluvat Oy on sitoutunut suojaamaan yksityisyyttäsi ja käsittelemään henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tässä tietosuojalausekkeessa kerromme, miten käsittelemme asiakkaidemme henkilötietoja toiminnassamme.

Tästä tietosuojalausekkeesta saat tietoja mm. siitä, mihin voit olla yhteydessä henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa, mitä henkilötietoja käsittelemme ja mihin tarkoituksiin, kuinka kauan säilytämme tietoja ja miten voit vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn.

Käsittelemme toiminnassamme vain toimintamme tarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Toiminnassamme käsittelemme pääasiassa henkilötietoja, jotka liittyvät musiikkia toiminnassaan käyttäviin asiakkaisiimme ja käsittelemme näitä tietoja käyttölupien myöntämiseksi taustamusiikin käyttöön ja käytön sopimuksen- ja lainmukaisuuden valvontaan.

1. Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot

Esittävien taiteilijoiden ja äänitteiden tuottajien tekijänoikeusyhdistys Gramex ry (y-tunnus: 0201196-9)

Säveltäjäin tekijänoikeusjärjestö Teosto ry (y-tunnus: 0117040-7)

1.1 Rekisterinkäsittelijän nimi ja yhteystiedot

GT Musiikkiluvat Oy (y-tunnus: 2647504-7)

Yhteystiedot Lapinlahdenkatu 1 C, 00180 Helsinki puh. 030 6705 030

sähköposti: asiakaspalvelu@musiikkiluvat.fi

Mikäli sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä tai haluat käyttää oikeuksiasi rekisteröitynä, voit olla yhteydessä edellä mainittuihin yhteystietoihin. Mahdolliset tietopyynnöt pyydämme toimittamaan sähköpostitse yllä mainittuun sähköpostiosoitteeseen.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Käsittelemme musiikin käyttäjäasiakkaidemme (yritysten, yhteisöjen, elinkeinonharjoittajien ja yksityishenkilöiden, jotka käyttävät musiikkia toiminnassaan) henkilötietoja asiakassuhteen perustamiseen ja ylläpitoon, tekijänoikeuslain vaatimusten täyttämiseksi, musiikin käyttöoikeussopimusten tekemiseen sekä niiden mukaisten tekijänoikeuskorvausten laskutukseen ja perintään, asiakassuhteen muuhun hoitamiseen ja hallinnointiin, kuten viestintään ja yhteydenpitoon, sekä muihin musiikin käyttöoikeussopimuksen mukaisten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen liittyviin tarkoituksiin, kuten oikeudellisten vaateiden esittämiseen, laatimiseen ja puolustamiseen. Henkilötietojen käsittely perustuu tällöin sopimukseen.

Toimintaamme varten käsittelemme myös potentiaalisten musiikin käyttäjäasiakkaiden (ns. liidiasiakkaat) henkilötietoja musiikin käyttöluvan tarpeen selvittämiseen ja mahdollisiin oikeudenloukkauksiin reagoimiseen sekä näihin liittyvien yhteydenottojen mahdollistamiseen oikeutetun edun perusteella. Siltä osin kuin liidiasiakkaasta tulee käyttöluvan hankkimisen kautta musiikin käyttäjäasiakas, käsittelemme henkilötietoja yllä kuvattuihin tarkoituksiin.

Käsittelemme toimintaamme liittyvien sidosryhmien edustajien, kuten yhteistyökumppaneiden (organisaatiot ja henkilöt) ja yhteiskunnalliset vaikuttajat, henkilötietoja sidosryhmätoiminnan toteuttamista varten (kuten viestintä, tapahtumien järjestäminen jne.).

Käsittelemme myös palautteiden ja muiden yhteydenottojen kautta saatuja tietoja toimintamme kehittämistä ja laadunvalvontaa varten sekä niihin liittyvien yhteydenottojen mahdollistamiseen. Tallennamme GT Musiikkilupien asiakaspalveluhenkilöiden ja yhteyttä ottaneen henkilön väliset puhelut asiakaspalvelunumeron piiriin kuuluvissa puhelimissa. Näitä taltioita käytetään asiakaspalvelun laadun kehittämiseksi. Taltiointi tapahtuu tietoturvallisesti henkilötietolainsäädännön puitteissa eikä taltioita käytetä muihin tarkoituksiin eikä niitä luovuteta ulkopuolisille. Henkilötietojen käsittely perustuu tällöin oikeutettuun etuun.

Käsittelemme lisäksi henkilötietoja toimintamme ja palveluidemme analysointiin ja kehittämiseen oikeutetun edun perusteella.

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme ainoastaan käsittelyn tarkoituksiin nähden tarpeellisia henkilötietoja. Pyrimme tietoja kerätessämme kertomaan, mitkä tiedot ovat pakollisia esim. sopimuksen tekemistä varten ja mitkä voit antaa vapaaehtoisesti.

Käsittelemme musiikin käyttäjäasiakkaistamme tyypillisesti seuraavia tietoja:

  • asiakasyhteisön yhteys-/vastuuhenkilön sekä tämän edustaman yhteisön nimi, asema, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • henkilöasiakkaan nimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • esityspaikan ja esitysluvan tai tallennusluvan haltijan yhteyshenkilön nimen ja yhteystiedot
  • asiakkaan reskontratilanne
  • muita esityslupaan, esityspaikkaan sekä tekijänoikeuskorvausten laskutukseen liittyviä tietoja

Käsittelemme potentiaalisista musiikin käyttäjäasiakkaista (liidit) tyypillisesti seuraavia tietoja:

  • asiakasyhteisön yhteys-/vastuuhenkilön sekä tämän edustaman yhteisön nimi, asema ja vastuualue, puhelinnumero, sähköpostiosoite

Käsittelemme sidosryhmien edustajista tyypillisesti seuraavia tietoja:

  • henkilön ja tämän edustaman yhteisön nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero

Käsittelemme annettuihin palautteisiin ja yhteydenottoihin liittyen tyypillisesti seuraavia tietoja:

  • palautteen antajan nimi ja sähköpostiosoite
  • annettujen palautteiden tietosisältö. Tietoja kerätään pääasiallisesti rekisteröidyltä itseltään käyttölupahakemuksen tai muun yhteydenoton yhteydessä. Voimme lisäksi kerätä musiikin käyttäjäasiakkaiden tietoja julkisesti saatavilla olevista lähteistä sekä viranomaisten ja yksityisten toimijoiden tietokannoista, kuten Tilastokeskuksen rekisteritiedoista, patentti- ja rekisterihallituksen rekisteritiedoista, viranomaisrekistereistä (Valvira alkoholielinkeinorekisteri), asiakastietoja ylläpitäviltä kolmansilta osapuolilta (LeadCloud/Leadventure Oy kohderyhmäpalvelu), yritysten verkkosivuilta sekä tiedotusvälineistä (esim. uusia yrityksiä koskevat palstat).

4. Evästekäytäntö

Musiikkiluvat.fi -verkkosivuilla käytetään evästeitä (cookies). Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallentuu tietokoneellesi ja tallentaa tietoa käynnistäsi musiikkiluvat.fi -sivustolla.

Evästeiden avulla GT Musiikkiluvat parantaa verkkosivujensa käytettävyyttä sekä tarjoaa kohdennettua ja ajankohtaista tietoa GT Musiikkilupien palveluista.

Käytettäessä verkkosivustollamme tarjottavia palveluitamme GT Musiikkiluvat kerää seuraavia tietoja evästeiden välityksellä:
IP-osoite, miltä sivustolta/palvelimelta ja mistä verkkotunnuksesta/-osoitteesta käyttäjä on tullut sivustolle, mihin verkko-osoitteeseen käyttäjä siirtyy sivustolla tai sivustolta, millaisia linkkejä käytetään ja mitä sisältöjä katsotaan vierailun ajankohta ja sivustolla käytetty aika, selaintyyppi ja sovelluksen tyyppi sekä muita vastaavia tietoja.

GT Musiikkilupien verkkosivustoilla käytettävien evästeiden lisäksi evästeitä voidaan hyödyntää mainonnan kohdentamiseen myös kolmansien osapuolien sivustoilla (Google, Facebook, LinkedIn). Näiden evästeiden ja muiden tekniikoiden avulla keräämien tietojen perusteella mainoksiamme voidaan kohdentaa aiempaan verkkokäyttäytymisen ja muiden tekijöiden perusteella niille verkon käyttäjille, joita mainoksemme todennäköisesti kiinnostavat eniten. Kohdentamisessa voidaan tällöin hyödyntää myös verkkosivustomme ulkopuolisilta sivustoilta kerättyä käyttäytymistietoa.

Yllä mainittujen lisäksi voimme kerätä evästeiden välityksellä tietoja mainonnan tehokkuudesta. Tähän tarkoitukseen voimme kerätä tietoa muun muassa seuraavista asioista:
onko mainosta klikattu, kuinka monta kertaa kutakin mainosta on näytetty verkkoselaimessa, onko mainos johtanut ostopäätökseen.

Käytämme sekä istuntokohtaisia että pysyviä evästeitä. Istuntokohtaiset evästeet säilytetään istunnon ajan ja evästeet poistetaan automaattisesti, kun selain suljetaan. Pysyvät evästeet säilyvät määräajan ja ne tallentuvat käyttäjän päätelaitteelle istunnon loppumisen jälkeen, ellei niitä poisteta käyttäjän toimesta.

Voit säädellä evästeiden käyttöä sekä estää tai poistaa ne käytöstä Musiikkilupien verkkosivuilta tai selaimesi asetuksista.

Evästeiden käyttö ei tallenna mitään tietoa, jonka perusteella käyttäjät voitaisiin tunnistaa. Eväste ei vaikuta tietoturvaan, eikä se voi levittää viruksia tai haittaohjelmia. Jos et halua, että tietokoneellesi tallennetaan evästeitä, voit estää niiden käytön. Estät evästeiden käytön verkkoselaimesi asetuksista. Evästeiden poistaminen ei estä musiikkiluvat.fi -sivujen käyttöä, mutta sivuston toimivuutta ei voida tällöin taata. Evästeiden tulee kuitenkin olla päällä, kun kirjaudut sisään musiikkiluvat.fi sähköiseen asiakaspalveluun. Evästeet voi ottaa uudelleen käyttöön koska tahansa.

Yksityiskohtaisia tiedot käytetyistä evästeistä löydät evästeet sivulta.

5. Tietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Joskus tällainen siirto voi kuitenkin olla tarpeen palveluidemme tekniseksi toteuttamiseksi, jolloin huolehdimme siirron toteuttamisesta henkilötietolainsäädännön mukaisia suojatoimia noudattaen.

Luovutamme joitakin asiakastietoon liittyviä välttämättömiä tietoja omistajillemme (Gramex ja Teosto) heidän omaa toimintaansa varten (kuten tekijänoikeus- ja yhteishallinnointilainsäädäntöön perustuva teosten käytön valvonta).

Voimme luovuttaa tietoja kolmansille osapuolille myös sopimuksen täytäntöönpanoa varten (kuten perintätarkoituksiin), oikeudenloukkausten selvittämiseksi varten sekä mahdollisten oikeusvaateiden esittämiseksi, laatimiseksi ja puolustamiseksi.

Tarvittaessa luovutamme tietoja myös viranomaisille näiden pyynnöstä. Informoimme tällaisista tietopyynnöistä aina myös asiakasta, jos se on lain puitteissa sallittua.

Mikäli toteutamme yritysjärjestelyjä (kuten liiketoimintasiirrot ja fuusiot), voimme luovuttaa henkilötietojasi tämän yritysjärjestelyn osapuolille.

Käytämme henkilötietojen käsittelyä sisältävien palveluidemme tuottamisessa alihankkijoita, joille voimme siirtää henkilötietoja käsiteltäväksi lukuumme. Olemme sopimusjärjestelyin huolehtineet siitä, että nämä alihankkijat ovat sitoutuneet suojaamaan henkilötietojasi lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

6. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

Manuaalinen aineisto arkistoidaan lukittuun tilaan, jonne pääsyä kontrolloidaan sähköisen kulunvalvonnan avulla.

B. Tietojärjestelmiin tallennetut tiedot

Tietoihin pääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista. Kirjautumistunnukset ovat vaihtuvia. Rekisterin tietoihin pääsyä on rajoitettu henkilökohtaisin käyttöoikeuksin.

Tietoverkko ja laitteisto, jolla asiakas-, ja henkilötiedot sijaitsevat, on suojattu palomuurilla, salasanoilla ja muilla asianmukaisilla teknisillä toimenpiteillä. Varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin on järjestetty asianmukainen kulunvalvonta ja pääsyä tiloihin on rajoitettu.

7. Henkilötietojen säilytysaika

GT Musiikkiluvat säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin edellä mainittujen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi on välttämätöntä, jonka jälkeen poistamme tiedot.

Säilytämme esimerkiksi musiikin käyttölupia koskeviin sopimuksiin liittyviä musiikin käyttäjäasiakkaiden henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeen sopimukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. Pääsääntöisesti säilytämme näitä henkilötietoja kuusi vuotta sopimussuhteen päättymisen jälkeen. Liidiasiakkaitamme koskevia henkilötietoja säilytämme pääasiallisesti kolme vuotta liidin perustamisesta ja liidiasiakkaan tilaa koskevia muutostietoja kolme vuotta muutoksesta. Jos liidistä tulee tämän ajan kuluessa käyttäjäasiakas, noudatamme käyttäjäasiakkaita koskevia säilytysaikoja.

Siltä osin kuin olemme velvollisia säilyttämään tiettyjä tietoja suoraan lainsäädännön perusteella (kuten kirjanpitolainsäädäntö), noudatamme näitä säilytysaikoja.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus, oikeus saada tiedot oikaistua ja oikeus tietojen poistamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu sekä oikeus saada rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot oikaistua. Tarkastamisen ja oikaisun voi tehdä joko itse musiikkiluvat.fi -verkkopalvelussa kirjautumalla saadulla verkkopalvelutunnuksella tai esittämällä asiaa koskeva pyyntö kirjallisesti yllä mainittuun osoitteeseen tai henkilökohtaisesti käsittelijän luona. Tarkastuspyynnön vastaus lähetetään vain rekisterissä oleviin yhteystietoihin. Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää tietojesi poistamista (”oikeus tulla unohdetuksi”) lainsäädännön mukaisilla perusteilla.

Oikeus peruuttaa suostumus: Siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tehtyjen toimenpiteiden lainmukaisuuteen.
Tietojen siirtäminen: Rekisteröidyllä on oikeus saada toimittamansa henkilötiedot siirretyksi siltä osin kuin käsittelemme henkilötietojasi automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella. Vastaanotettuamme pyynnön toimitamme rekisteröityä koskevat henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa.

Suoramarkkinoinnin ja siihen liittyvän profiloinnin vastustamisoikeus: Rekisteröity voi milloin tahansa kieltää tietojensa käsittelyn suoramarkkinointia sekä siihen liittyvää profilointia varten olemalla yhteydessä asiakaspalveluumme tai käyttämällä viestin yhteydessä olevia linkkejä.

Vastustamis- ja rajoittamisoikeus: Rekisteröity voi vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Esimerkiksi tällaisessa tilanteessa käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, kun arvioidaan perusteita vastustaa käsittelyä. Käsittelyä voidaan rajoittaa myös mm. silloin, kun rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa tietojen paikkansapitävyyden.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle henkilötietojensa käsittelyyn liittyen, mikäli rekisteröity kokee, ettei GT Musiikkiluvat ole käsitellyt rekisteröidyn henkilötietoja soveltuvan lainsäädännön edellyttämällä tavalla tai toteuttanut rekisteröidyn tämän oikeuksiin perustuvia pyyntöjä asianmukaisesti.

9. Muutokset tähän tietosuojalausekkeeseen

Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojalauseketta ilmoittamalla siitä verkkosivustollamme. Tutustuthan tietosuojalausekkeen sisältöön säännöllisesti.

10. Tietosuojalausekkeen saatavuus

Tämä tietosuojalauseke pidetään saatavilla GT Musiikkiluvat Oy:n toimipaikassa sekä kotisivuilla osoitteessa musiikkiluvat.fi.